Der Essenszuschuss des Arbeitgebers durch Barzuschuss in Form von Essenmarken, Essensgutscheinen oder Restaurantschecks für Mahlzeiten außerhalb des eigenen Betriebs

Beim Essenszuschuss handelt es sich grundsätzlich um einen steuer- und sozialversicherungspflichtigen Zuschuss des Arbeitgebers in Bargeld zu Mahlzeiten des Arbeitnehmers, die dieser in der betriebseigenen Kantine oder in einem Restaurant einnehmen kann. Bei der Bewertung der Zuschüsse sind grundsätzlich die für Sachbezüge maßgebenden Vorschriften des § 8 Abs. 2 EStG und des § 14 SGB IV zu beachten.

Alternativ kann der Arbeitgeber die Lohnsteuer gem. § 40 Abs. 2 Nr. 1 EStG mit einem Pauschsteuersatz von 25% erheben, soweit er arbeitstäglich Mahlzeiten im Betrieb an die Arbeitnehmer unentgeltlich oder verbilligt abgibt oder Barzuschüsse an ein anderes Unternehmen leistet, das arbeitstäglich Mahlzeiten an die Arbeitnehmer unentgeltlich oder verbilligt abgibt. Voraussetzung ist, dass die Mahlzeiten nicht als Lohnbestandteile vereinbart sind.

Gewährt der Arbeitgeber seinen Mitarbeitern einen Essenszuschuss für Mahlzeiten außerhalb des eigenen Betriebs, kann dieser entweder in Form von Essenmarken oder als Geldleistung gegenüber dem Betreiber der externen Gaststätte erfolgen. Unter einer Essenmarke versteht man dabei einen Gutschein oder Restaurantscheck, den der Arbeitnehmer in einer Gaststätte, einer Metzgerei, einem Bäcker etc. für eine Mahlzeit einlösen kann.

Die amtlichen Sachbezugswerte der Mahlzeiten werden durch die Sozialversicherungsentgeltverordnung (SvEV) vorgegeben und jedes Jahr angepasst. Die amtlichen Sachbezugswerte für 2021 betragen für ein Frühstück 1,83 Euro und für ein Mittag- bzw. Abendessen jeweils 3,47 Euro. Die amtlichen Werte gelten auch für Jugendliche unter 18 Jahren und Auszubildende. Der arbeitstägliche Zuschuss für ein Mittagessen außerhalb des Betriebs darf den amtlichen Sachbezugswert einer Mittagsmahlzeit um nicht mehr als 3,10 Euro übersteigen. Der maximal mögliche Verrechnungswert beträgt 6,57 Euro (3,47 Euro + 3,10 Euro).[1] Zahlt der Arbeitnehmer mindestens den geltenden Sachbezugswert für das Essen selbst, entsteht kein steuerpflichtiger geldwerter Vorteil.

Der Ansatz der Sachbezüge für arbeitstägliche Mahlzeiten außerhalb des Betriebs ist nur unter engen Voraussetzungen zulässig. Die Essenmarken dürfen nur bei Abgabe tatsächlicher Mahlzeiten eingelöst werden. Lebensmittel erfüllen diese Voraussetzung nur dann, wenn sie unmittelbar zum Verzehr geeignet oder zum Verbrauch während der Essenpausen bestimmt sind. Dabei ist zu beachten, dass für jede Mahlzeit nur eine Essenmarke arbeitstäglich in Zahlung genommen werden darf.

Beispiel

Der Arbeitgeber gewährt seinem Arbeitnehmer die Möglichkeit, arbeitstäglich in einem vom Arbeitgeber bestimmten Restaurant Mittag zu essen. Der Arbeitnehmer erhält zu diesem Zweck eine Essenmarke im Wert von 6,50 Euro.

Der Wert der Essenmarken überschreitet den amtlichen Sachbezugswert um nicht mehr als 3,10 Euro. Der geldwerte Vorteil ist daher mit dem amtlichen Sachbezugswert in Höhe von 3,57 Euro zu bemessen. Der Arbeitgeber hat die Möglichkeit der Pauschalversteuerung gem.§ 40 Abs. 2 Nr. 1 EStG.

Abwandlung:
Der Wert der Essenmarken beträgt nicht 6,50 Euro, sondern 8 Euro. Der Arbeitnehmer leistet einen Zuschuss in Höhe von 1,50 Euro.

Da der Verrechnungswert der Essenmarken den amtlichen Sachbezugswert um mehr als 3,10 Euro (8,00 Euro > 6,57 Euro) übersteigt und der Arbeitnehmer lediglich 1,50 Euro bezahlt, liegt ein beitragsrechtlich relevanter geldwerter Vorteil in Höhe von 6,50 Euro (8,00 Euro ./. 1,50 Euro) vor. Eine Pauschalversteuerung scheidet aus, weil die Essenmarke nicht mit dem amtlichen Sachbezugswert bewertet wird.

Tipp

Um die Pauschalierungsmöglichkeit des Arbeitgebers gem. § 40 Abs. 2 Nr. 1 EStG und eine damit einhergehende Sozialversicherungsfreiheit des Essenszuschusses nicht zu gefährden, sollte der Wert der außerbetrieblichen Essenmarken den Betrag von aktuell 6,57 Euro nicht überschreiten. Nur so ist die Abgabe arbeitstäglicher Mahlzeiten außerhalb des eigenen Betriebs dem Kantinenessen im eigenen Betrieb gleichgestellt.

Ein Überschreiten des Grenzbetrages von 6,57 Euro führt zwangsläufig zum Ansatz des Verrechnungswertes der Essenmarke und zum Ausschluss einer Bewertung mit dem amtlichen Sachbezugswertes. Gleichzeitig ist eine Pauschalversteuerung mit 25% ausgeschlossen, weil der für Essenmarken zugelassene Höchstbetrag überschritten wurde.

Quellen:

[1] Vgl. BFH-Urteil vom 03.12.2019, X R 6/18, BStBl-2021-II-0077
[2] BMF-Schreiben vom 05.11.2021, IV C 6 – S 2144/19/10003 :008
[3] Vgl. BMF-Schreiben vom 15.06.2022, IV C 6 – S 2139-b/21/10001 :0001, Rz 13