Der Arbeitgeber (AG) stellt seinem Arbeitnehmer (AN) bereits seit 01.01.2021 ein betriebliches Kraftfahrzeug auch für private Zwecke und für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte zur Verfügung. Der Listenpreis beträgt 40.000 Euro. Die Entfernung zur täglich aufgesuchten ersten Tätigkeitsstätte beträgt 15 Km. Das Kraftfahrzeug ist bereits abgeschrieben. Die laufenden Kosten im gesamten Kalenderjahr 2021 betrugen 4.000 Euro. Der geldwerte Vorteil wurde mit monatlich 580 Euro (40.000 Euro x 1% = 400 Euro zuzüglich 40.000 Euro x 0,03% x 15 Km = 180 Euro) der Lohnsteuer unterworfen und entsprechend verbeitragt. AN trägt keine weiteren Werbungskosten.

Im Beispiel übersteigt der Nutzungswert in Höhe von insgesamt 6.960 Euro (12 x 580 Euro) die Gesamtkosten in Höhe von 4.000 Euro. Der pauschale Nutzungswert ist daher auf die Gesamtkosten zu begrenzen. AN ist bei seiner persönlichen Einkommensteuer nicht an die im Lohnsteuerabzugsverfahren angesetzte Methode gebunden. AN darf in seiner Steuererklärung den tatsächlichen Aufwand nachweisen und die tatsächlich angefallenen Kosten erklären, damit das Finanzamt die zu viel gezahlte Lohnsteuer erstattet. Arbeitnehmer haben einen Anspruch darauf, dass der Arbeitgeber ihnen die Höhe der Kosten für den betrieblich genutzten Dienstwagen mitteilt.[2]

Um sicherzustellen, dass die Kostendeckelung nicht unentdeckt bleibt, sollten praxisrelevante Spielregeln eingehalten werden:

• Zum Nachweis der Gesamtkosten empfiehlt es sich, für die einzelnen Fahrzeuge getrennte Konten in der Buchhaltung einzurichten.
• Spätestens zum 28.02. des Folgejahres muss eine Berichtigung der Lohnabrechnungen für das Vorjahr erfolgen, damit sichergestellt ist, dass auch zu viel gezahlte Sozialversicherungsbeiträge erstattet werden können. Steuerrechtlich zulässige Änderungen, die der Arbeitgeber aufgrund einer bisher unzutreffenden steuer- und beitragsrechtlichen Beurteilung, z. B. Abrechnungsfehler, bis zur Erstellung der Lohnsteuerbescheinigung bis zum letzten Tag des Monats Februar des Folgejahres vornimmt, können zur Beitragsfreiheit führen und sind bei der Beurteilung der Beitragspflicht zu berücksichtigen.
• Lohnsachbearbeiter sollten sich mit der Buchhaltungsabteilung abstimmen. Mit der Fertigstellung der Buchhaltung Dezember sind dem Lohnsachbearbeiter die relevanten Konten zur Verfügung zu stellen.
• Im Rahmen einer Lohnsteuer- bzw. Außenprüfung sind ggf. zu viel gezahlte Lohn- und Umsatzsteuerbeträge zu erstatten (der Betriebsprüfer hat die Pflicht, die Kostendeckelung zu überprüfen und ggf. anzuwenden).
• Der Berater hat im Zweifelsfall im Rahmen der Erstellung der Einkommensteuererklärung die Kostendeckelung zu prüfen und die Minderung des Bruttoarbeitslohnes gegenüber dem Finanzamt zu erklären.

Selbstverständlich kann der Arbeitnehmer trotz Kostendeckelung zur Abgeltung der Aufwendungen für die Wege zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte für jeden Arbeitstag, an dem er die erste Tätigkeitsstätte aufsucht, eine Entfernungspauschale für jeden vollen Kilometer der ersten 20 Km der Entfernung zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte in Höhe von 0,30 Euro und für jeden weiteren vollen Km in Höhe von 0,35 Euro bzw. 0,38 Euro ansetzen.[3]

Alternativ zum o. g. Beispiel wäre zu überlegen, ob AG AN einen Fahrtkostenzuschuss in Höhe von mindestens 67,50 Euro (15 Arbeitstage x 15 Km x 0,3 Euro) monatlich für die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte gemäß § 40 Abs. 2 S. 2 Nr. 1b i.V.m. § 9 Abs. 1 S. 3 Nr. 4 EStG zahlt, die AG pauschal mit 15% besteuert, weil AN keine weiteren Werbungskosten zu tragen hat.