Weihnachten steht vor der Tür – nun gilt es, begünstigte, aber noch nicht ausgeschöpfte Arbeitgeberleistungen zu optimieren
1. Fahrten zwischen Wohnung und 1. Tätigkeitsstätte
Der Arbeitgeber kann seinen Arbeitnehmern gemäß § 40 Abs. 2 S. 2 Nr. 1b EStG i.V.m. § 9 Abs. 1 Nr. 4 und Abs. 2 EStG Fahrtkosten bis zur Höhe der Entfernungspauschale steuer- und sozialversicherungsfrei erstatten. Der Arbeitgeber versteuert die Zuschüsse pauschal mit 15%. Die steuerfreien und pauschal besteuerten Fahrtkostenzuschüsse mindern ggfls. den Werbungskostenabzug des Arbeitnehmers.
Voraussetzung für die Lohnsteuerpauschalierung ist, dass der Arbeitgeber den Zuschuss zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn leistet.
Allerdings hat der BFH entschieden, dass eine Umwandlung einer bisher freiwillig geleisteten Sonderzahlung (z. B. ein freiwillig gezahltes Weihnachtsgeld) in einen Fahrtkostenzuschuss zulässig ist. [1]
Eine Umwandlung ist besonders dann interessant, wenn der Arbeitgeber bisher keine Zuschüsse für Fahrten zwischen Wohnung und 1. Tätigkeitsstätte geleistet hat. Der Arbeitgeber hat die Option, den Zuschuss auch nur einmal im Jahr rückwirkend für die im laufenden Kalenderjahr getätigten Fahrten zu leisten.
Beispiel
Da es sich bei der Zahlung um eine freiwillige Zahlung des AG handelt, kann AG statt des Weihnachtsgeldes einen Zuschuss in Höhe von 1.200 Euro für Fahrten zwischen Wohnung und 1. Tätigkeitsstätte leisten. Bei A fallen weder Steuern noch Sozialversicherungsbeiträge an, da AG 205 Fahrten x 20 km x 0,3 Euro = 1.230 Euro pauschal versteuert zuwenden darf. Das „Weihnachtsgeld“ in Höhe von 1.200 Euro kommt so ungekürzt bei A an. Ein Schaden entsteht A nicht, da ihm der Arbeitnehmer-Pauschbetrag in Höhe von 1.230 Euro erhalten bleibt. Sofern AG keine Angaben über die tatsächliche Anzahl der Fahrten hat, darf er aus Vereinfachungsgründen bei einer ausschließlichen Nutzung eines eigenen Pkw oder eines anderen motorisierten Fahrzeugs für die Fahrten zur 1. Tätigkeitsstätte unterstellen, dass der Arbeitnehmer unter Zugrundelegung einer „5-Tage-Woche“ an 15 Tagen monatlich und damit an 180 Tagen im Jahr Fahrten unternimmt.[2]
Tipp
Arbeitnehmer mit Behinderung und einem Grad der Behinderung von mindestens 70 oder mindestens 50 in Kombination mit einer erheblichen Beeinträchtigung der Bewegungsfähigkeit im Straßenverkehr können anstelle der Entfernungspauschale die tatsächlichen Aufwendungen oder für jeden gefahrenen Kilometer (Hin- und Rückweg) pauschal 0,3 Euro ansetzen.[3] Der Arbeitgeber kann in diesen Fällen also deutlich mehr bezuschussen.
2. Kauf von Datenverarbeitungs- und Telekommunikationsgeräten
Der BFH hat bereits in drei Fällen entschieden[4], dass die Erstattung von Telefonkosten für einen vom Arbeitnehmer abgeschlossenen Mobilfunkvertrag durch den Arbeitgeber auch dann nach § 3 Nr. 45 EStG steuerfrei ist, wenn der Arbeitgeber das Mobiltelefon,
Was für einen Kauf unter dem Marktwert gilt, muss erst recht für den Kauf eines Mobiltelefons zum Marktwert gelten.
Beispiel
Arbeitnehmer B ist Eigentümer eines iPhone 16. Das Smartphone hat einen Marktwert in Höhe von 1.000 Euro. Arbeitgeber BG beabsichtigt das Smartphone zum Marktwert zu erwerben, um es dem B zur privaten und betrieblichen Nutzung zu überlassen. Die Überlassung ist gemäß § 3 Nr. 45 EStG steuer- und sozialversicherungsfrei. Dabei spielt es nach Auffassung des BFH auch keine Rolle, ob die Telekommunikationsverträge mit den jeweiligen Anbietern weiterhin über den Arbeitnehmer laufen. Auch hier kommt das „Weihnachtsgeld“ in Höhe von 1.000 Euro ungekürzt beim Arbeitnehmer an.
Tipp
Das Spektrum der Datenverarbeitungs- und Telekommunikationsgeräte ist breit gefächert. Der Erwerb des Arbeitgebers von PC´s, Laptops, iPads, Smartphones- und -watches inkl. sämtlichem Zubehör vom Arbeitnehmer und die anschließende Rücküberlassung an den Arbeitnehmer fallen unter die Steuerbefreiung des § 3 Nr. 45 EStG und eröffnen Gestaltungspotenzial, wenn es darum geht mehr „Netto“ vom „Brutto“ zu generieren.
[1] Vgl. BFH-Urteil vom 01.10.2009, VI R 41/07, BStBl-2010-II-0487; LStH 40.2 Fahrtkostenzuschüsse
[2] Vgl. BMF-Schreiben vom 18.11.2021, IV C5 – S 2351/20/10001 :002 Rz. 36 und 37
[3] Vgl. BMF-Schreiben vom 18.11.2021, IV C 5 – S 2351/20/10001 :002 Rz 29
[4] Vgl. BFH-Urteile vom 23.11.2022, VI R 49/20, BFH-NV-2023-0373; VI R 50/20, BFHE-0278-0547 und VI R 51/20, BFH-NV-2023-0374
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